Access移行のヒアリングシート｜聞くべき項目チェックリスト

結論：ヒアリングシートの目的は「情報収集」ではなく「見積と要件の根拠を作ること」

Access移行のヒアリングで「どんな業務に使っていますか」と聞くだけでは、見積も要件も固まりません。当社の支援案件では、聞き方が曖昧なまま進めたプロジェクトほど、設計工程に入ってから「実は○○もある」という追加情報が出てきます。

ヒアリングシートに設問を並べる目的は2つです。ひとつは「移行先の選定と費用の根拠になる情報を揃えること」、もうひとつは「要件定義に使える業務の実態を文書化すること」。この2点が揃わないまま進むと、後工程で設計の手戻りが起きます。以下では、当社が移行支援で実際に使っている設問の構成を、カテゴリ別に解説します。

カテゴリ別ヒアリング設問リスト（そのまま使える形式）

設問は8つのカテゴリに分けています。すべてを一度のヒアリングで聞こうとすると担当者の負担が大きいため、当社では「①システム概要・②利用状況・⑧移行の目的・期限・予算」を最初のセッションで確認し、「VBA・外部連携」の詳細は解析工程と並行して2回目以降に確認することが多いです。

① システム概要

② 利用状況（人数・拠点・利用時間）

③ データ量・件数

④ 画面（フォーム）と帳票（レポート）の数

⑤ 外部連携

⑥ VBA・マクロの有無

⑦ 運用と保守体制

⑧ 移行の目的・期限・予算

聞き漏らしやすい項目と、なぜ出てこないか

上記の設問リストを使っても、実際のヒアリングでは出てきにくい情報があります。当社の経験から、特に見落とされやすい3点を挙げます。

まず「帳票の数」です。担当者は日常的に使うレポートしか思い浮かべないため、月次・期末限定の帳票、VBAがExcelテンプレートに流し込んで生成しているファイルなどが抜けます。「印刷ボタンを全部押してみる」「VBAのコード内にExcelやWordのファイルパスが出てこないか確認する」という補完作業が必要です（詳しくは業務フロー調査の進め方を参照）。

次に「VBAの複雑さ」です。「VBAがある」と言われても、その内容が単純なフォーム開閉なのか、複雑な計算ロジックを含む処理なのかは、ヒアリングでは分かりません。担当者も「コードがある」としか認識していないことが多い。当社では、コードの行数よりも「業務ルールがVBAに埋まっているか」を確認することを重視しています。

最後に「変えたくない操作性」です。担当者が長年使ってきたキー操作の順序・画面遷移・帳票の見た目は、意識して聞かないと出てきません。「移行後に何が変わると困りますか」という問いを追加すると、設計段階での現場反発を減らせます。

ヒアリング結果から何が決まるか

8つのカテゴリの回答が揃うと、移行プロジェクトの輪郭が見えてきます。

利用人数が常時5人以下・単拠点・帳票が少ない場合は、kintoneやPower Appsなどのローコードツールが候補に入ります。10人超・複数拠点・複雑な帳票がある場合は、SQL Serverバックエンド化またはWebシステム化が現実的な選択肢になります（移行先の比較は移行先の選び方を参照）。

VBAが複雑・帳票数が多い・外部連携がある、という3条件が重なると、移行の工数は積み上がります。この段階でざっくりした費用感を掴めるのがヒアリングシートの本来の役割です。

当社では、ヒアリングシートの設問に回答いただくだけで、現状の整理と移行方針の素案を当社側で資料化する仕組みを用意しています。「何から手を付ければよいかわからない」という段階でも、無料の解析可否チェックから現状確認を始められます。

よくある質問

Q. ヒアリングシートは事前に配布して記入してもらう方がよいですか。

記入を依頼する方法と、ヒアリング当日に口頭で確認する方法どちらでも機能します。当社の実務では、事前配布するとシステムに不慣れな担当者が「分からない」で空白のまま返してくることが多いため、最初のセッションは口頭確認で進め、記録を当社側で取る方式を採っています。2回目以降のセッションで事前記入を依頼すると、回答の精度が上がります。

Q. Accessの担当者が退職済みで、現行システムの詳細が分かる人がいません。

担当者がいない場合は、Accessのナビゲーションペインでオブジェクト一覧（テーブル・クエリ・フォーム・レポート・モジュール）を確認するところから始めます。必要に応じてDatabase Documenterで定義情報を出力し、現在の業務担当者（使っている側の人）と合わせて「この画面は今も使っていますか」「この帳票は誰が出力しますか」と確認していく進め方が現実的です。詳しくはブラックボックス化したAccessの解析手順を参照してください。

Q. 設問が多すぎて、担当者に全部答えてもらえるか心配です。

一度に全部聞く必要はありません。当社の実務では、最初のセッションで「①システム概要・②利用状況・⑧移行の目的・期限・予算」の3カテゴリを確認するだけで、移行先の大まかな方向性と費用感の話ができます。残りのカテゴリは解析工程と並行して確認する、という分け方が担当者の負担を減らします。

Q. ヒアリングシートとRFPの違いは何ですか。

ヒアリングシートは移行を検討している社内の情報を整理するための設問集です。RFPは、整理した情報をもとに外部の開発会社に提案を依頼するための文書です。ヒアリングシートの回答が揃ったあとに、その内容をRFPに転記する流れになります。RFPに書くべき項目はAccess移行のRFP・要件定義書の作り方で解説しています。